Нужно ли хранить чеки по эквайрингу: о чем говорит закон и какие требования предъявляют банки
В статье мы рассмотрим, как правильно хранить чеки по эквайрингу. Узнаем, для чего нужны слип-чеки и сколько их необходимо хранить, согласно нормам закона. Мы подготовили для вас пошаговую инструкцию по передачи чеков в банк и собрали рекомендации по правильному хранению слипов.
Нужен ли чек при эквайринге
Споры о том, нужен ли фискальный чек при оплате онлайн, а также о том, необходимо ли его сохранять, ведутся с 2003 года. В это время был принят закон № 54-ФЗ, который определяет использование кассовых аппаратов (ККМ) при оплате товаров или услуг банковской картой либо наличными. Но данный акт не учитывал усовершенствование технологий и появление возможности онлайн-оплаты. До июля 2016 года данный закон можно было трактовать так:
«Фискальный чек необходим в случае оплаты товара или услуги банковской картой через платежный терминал либо при оплате наличными. Чек не требуется при непосредственном переводе денежных средств на счет фирмы».
На сегодняшний день это мнение не является верным. Вышедший 3 июля 2016 года федеральный закон № 290, однозначно утверждает, что фискальный документ необходим при любом способе оплаты, в том числе при:
- Продаже товаров и услуг
- Выплате выигрышей по лотерейным билетам
- Электронных платежах (например, на счет мобильного телефона или за ЖКХ через приложение)
- Получении платного контента (приложения, игры, книги, софт и так далее)
- и другие
Поэтому ответ на вопрос, нужны ли чеки при эквайринге, однозначен: да, нужны. При этом их необходимо хранить определенное время.
Сколько хранить чеки по эквайрингу
Все документы, которые относятся к категории первичных кассовых, по закону должны сохраняться в течение 5 лет. Это правило утверждено постановлением Правительства РФ № 470 от 23 июня 2007 года.
Однако, в законе предусмотрено исключение для копий товарных чеков и использованных кассовых чеков. Срок хранения этих двух документов — 10 дней. Хранением чеков по эквайрингу и других подобных документов занимается материально ответственное лицо. При этом Z-отчеты с ККМ (в том числе с POS-терминалов) относятся к первичным документам, срок хранения которых — 5 лет.
По договору эквайринга, как правило, предусмотрен срок хранения чеков и других документов, подтверждающих факт совершения сделки или расходов. Он равен трем годам. При этом чеки (слипы) передаются в банк не позднее чем в течение трех дней со дня получения запроса от банка.
А теперь рассмотрим, для чего и как надо хранить чеки.
Для чего нужно сохранять чеки
В первую очередь, наличие сохраненных чеков обусловлено необходимостью для самого предприятия:
- Во избежание штрафа от налоговой инспекции (например, при утере Z-отчета) и для корректного ведения бухгалтерии (для наличного и безналичного расчета выделяются разные секции кассы, что позволяет избежать двойного налогообложения)
- Для урегулирования спорных ситуаций с клиентом
- Для возврата денежных средств
- В некоторых случаях для проверки статуса платежа
Помимо этих случаев, банк, с которым заключен договор эквайринга, вправе потребовать отправки в его офис всех слипов за определенный срок или конкретную дату. При правильном хранении чеков предоставление требуемой информации займет меньше времени, чем установленные договором три дня.
Разберемся, как правильно хранить чеки по эквайрингу. Современные кассовые аппараты печатают чеки, как правило, на термоленте. Данные, нанесенные на такую ленту, со временем полностью выцветают. Никакие особые условия хранения не смогут повлиять на этот процесс. Но чеки от эквайринга надо хранить определенное время. А как это сделать, если через несколько месяцев вся информация исчезнет?
Сохранить данные отчетов или чеков поможет ксерокопия документа. При этом оригинал прикладывается к копии (даже если он выцвел), а сама копия заверяется ответственным лицом и печатью организации. К Z-отчету необходимо также прикрепить справку-отчет по форме КМ-6.
Подшивать чеки (слипы) к каким-либо документам по кассе не требуется. Оптимально их складывать в определенное место, для удобства разделяя закладками по дням или месяцам. Для этих целей подойдет невысокий короб или крышка от упаковки ксероксной бумаги.
Возникает вопрос: куда девать невостребованные чеки? Слипы, у которых истекли сроки хранения, либо складируют в архив, либо утилизируют.
Передача слип-чеков в банк
Сверка итогов по POS-терминалу происходит ежедневно. В банк-эквайрер уходит вся информация по проведенным операциям. Свидетельством тому является закрывающий отчет по терминалу. Однако, иногда банк присылает запрос на предоставление слип-чека и уточнение деталей операции. Это делается во многих случаях, в частности, для профилактики мошеннических действий со стороны покупателей.
Для того чтобы правильно предоставить банку всю необходимую информацию, ознакомьтесь с пошаговой инструкцией:
| № п/п | Алгоритм действий |
| 1 | Получение запроса от банка на предоставление слипа (-ов) за определенный период |
| 2 | Необходимо найти чеки за тот период, который указал банк |
| 3 | Слип-чеки (+ их заверенные ксерокопии, если чеки выцвели) и требуемые банком пояснения описываются, т. е. составляется опись документов |
| 4 | Документы упаковываются в пакет или папку. Опись прикладывается к пакету |
| 5 | Документы отправляются в банк с курьером (вашим или от банка). Можно отвезти пакет самостоятельно в офис банка |
| 6 | На описи ставится отметка о принятии документов ответственным лицом (работником банка или курьером) |